.png){kind=spacer}
Continuïteit waarborgen bij personeelswisseling
Digitale transitie voor Embassy Benelux
Opdracht
Embassy Benelux, opgericht in 1979, is uitgegroeid tot een toonaangevende importeur, distributeur en fabrikant van dartartikelen in Europa. Het bedrijf levert aan honderden (online) dartwinkels en speciaalzaken wereldwijd, met een focus op het topsegment van de dartmarkt. Met een catalogus van meer dan 5000 producten en ruim 40 jaar ervaring heeft Embassy Benelux een stevige reputatie in de dartwereld.
De uitdaging ontstond toen een van onze eigen Brandling-oprichters zijn positie bij Embassy Benelux verliet. Dit creëerde een potentieel risico voor de continuïteit van hun bestaande digitale omgeving, bestaande uit meerdere webshops en websites die cruciaal zijn voor hun bedrijfsvoering. Embassy Benelux heeft een sterke digitale aanwezigheid, maar de kennis en ervaring waren grotendeels geconcentreerd bij één persoon. Ze konden zich geen verstoringen in hun online operaties veroorloven.
Embassy Benelux had twee concrete behoeften:
- Het waarborgen van een soepele overgang zonder verstoring van hun digitale kanalen
- Het opleiden van een nieuwe medewerker die de digitale verantwoordelijkheden zou overnemen
De opdracht was helder: zorg voor continuïteit in de digitale operaties terwijl we kennisoverdracht realiseren. Dit alles met oog voor de specifieke context van de dartmarkt en de B2B-positie van Embassy Benelux.
Uitvoering
Strategische aanpak
We kozen voor een gefaseerde kennisoverdracht waarin we eerst volledige verantwoordelijkheid namen voor het beheer van de digitale omgeving, om deze geleidelijk over te dragen aan de nieuwe medewerker. Dit gaf Embassy Benelux de zekerheid dat hun dagelijkse operaties ongestoord doorgingen, terwijl we tegelijkertijd bouwden aan een duurzame oplossing die niet afhankelijk was van één persoon.
Inventarisatie en documentatie
De eerste stap was het volledig in kaart brengen van de digitale infrastructuur van Embassy Benelux:
- Webshops voor verschillende markten en doelgroepen
- Internationale websites gericht op dealers
- Content management systemen en backends
- Hostingomgevingen en technische vereisten
- Content workflows en publicatieprocessen
We documenteerden alle processen, inloggegevens en werkwijzen in een helder handboek dat als basis zou dienen voor de kennisoverdracht.
Webshop en websitebeheer
Gedurende een jaar hebben we het volledige beheer van de verschillende online omgevingen verzorgd:
- Dagelijkse updates van productinformatie en voorraden
- Content updates en nieuwspublicaties
- Technisch onderhoud en probleemoplossing
- SEO-optimalisaties voor betere vindbaarheid
- Performance monitoring en verbeteringen
Belangrijk was dat we niet alleen de systemen draaiende hielden, maar ook verbeteringen doorvoerden die de klantervaring optimaliseerden.
Kennisoverdracht en training
Parallel aan het lopende beheer hebben we een intensief trainingsprogramma ontwikkeld voor de nieuwe medewerker:
- Wekelijkse hands-on trainingssessies
- Stapsgewijze overdracht van verantwoordelijkheden
- Gezamenlijk uitvoeren van taken met toenemende zelfstandigheid
- Troubleshooting-simulaties voor veelvoorkomende problemen
- Q&A-sessies om kennislacunes te identificeren en te vullen
We werkten met een "eerst kijken, dan samen doen, dan zelf doen"-methodiek die ervoor zorgde dat de nieuwe medewerker niet alleen de technische vaardigheden leerde, maar ook het juiste inzicht in bedrijfsprocessen en prioriteiten ontwikkelde.
Exit-strategie
In de laatste fase van het project hebben we een gestructureerde exit-strategie geïmplementeerd:
- Uitgebreide technische documentatie voor toekomstig gebruik
- Contactprocedures voor noodgevallen
- Een maand overlap waarin we beschikbaar bleven voor ondersteuning
- Eindaudits om te verzekeren dat alle systemen correct functioneerden
Resultaten
De samenwerking met Embassy Benelux heeft tot concrete resultaten geleid:
- Nul downtime of significante verstoringen tijdens de transitieperiode
- Volledige kennisoverdracht naar de nieuwe medewerker, die nu zelfstandig opereert
Wat deze case bijzonder maakte, was de combinatie van technisch beheer en persoonlijke kennisoverdracht. Door niet alleen de systemen te onderhouden maar ook actief te investeren in het opleiden van een nieuwe medewerker, hebben we Embassy Benelux geholpen om niet alleen de continuïteit te waarborgen, maar ook de basis te leggen voor toekomstige digitale groei.
Embassy Benelux kan nu met vertrouwen hun positie als toonaangevende dartgroothandel voortzetten, met een solide digitale infrastructuur die aansluit bij hun ambitie om de dartwereld te blijven leiden in productinnovatie en service.
Klaar voor de volgende stap?
Wil je weten wat we voor je kunnen doen? Klik dan hier!
"De samenwerking met Brandling was top! Ze hebben echt naar onze wensen geluisterd en een website gebouwd die helemaal bij ons past. We zijn supertevreden met het resultaat."
"Identity ICT heeft met Brandling een website gecreëerd die net zo professioneel is als onze dienstverlening. Ons online platform is nu een echte reflectie van ons bedrijf."